Filtrera mera

Som du kanske förstått vid det här laget handlar effektiv mailhantering om att hålla inkorgen fri från mail. Ett sätt att uppnå detta är naturligtvis att aldrig hämta hem någon post. Ett annat, och bättre, sätt är att använda mailfilter.

Med hjälp av filter kan du hålla din inkorg fri från e-brev av återkommande karaktär: Istället för att få allt i inkorgen, läsa alla e-post och tänka "detta gör jag när jag får tid", filtrerar du direkt ner dem i egna mappar. Du kan då hantera denna e-post vid en tidpunkt som passar DIG. På så sätt slipper du öppna och läsa en massa e-brev flera gånger i onödan. Inkorgen blir reserverad för sådant som inte faller in i mönstret, och som verkligen bör behandlas genast.
Exempel på e-post som med fördel kan sorteras ner i någon mapp direkt är e-post där du står som CC (Carbon Copy), läskvittenser, e-post avseende speciella projekt, post från e-postlistor och privata meddelanden.
Filterfunktionen i Outolook 98 heter Rules Wizard och det är den vi visar här.

Regelhanteraren Rules Wizard

Vi ska skapa en regel som säger att inkommande e-post från en specifik avsändare automatiskt ska flyttas till en ny mapp som vi skapar.

1. Välj Rules Wizard... från menyn Tools i menyraden.

2. Tryck på knappen New längst upp till höger i fönstret.

3. Markera Move messages from someone från det övre fönstret. Notera att du i det undre fönstret Rule description kan följa hur din regel byggs upp.
I Rule description fönstret finns nu två begrepp understrukna From people or distribution list och Specified. Klicka först på From people or distribution list.

4. Du ser nu den Globala adresslistan. Sök upp personen vars e-post du vill ska hamna i en egen mapp. Markera denne, och klicka på knappen From, och därefter OK.

Om du vill hämta någon av dina externa kontakter öppnar du förstås istället din personliga adressbok eller Contacts för att hämta adressen.

Nu kom du automatiskt tillbaka i Rules Wizard-fönstret. Nästa steg är att skapa en ny mapp dit de specifika e-breven ska skickas.

5. Klicka på specified i fönstret Rule description. Tryck sedan på knappen New.

6. Ge mappen ett lämpligt namn i fältet Name, välj sedan var i mappstrukturen den ska placeras, från fönstret Select where to place the folder. Tryck OK två gånger för att komma tillbaka till Rules Wizard.

7. Din regel är nu klar och du bekräftar det genom att trycka på knappen Finish i Rule Wizard-fönstret.

8. Du ser din nya regel med en bock framför sig i Rules Wizards startfönster. Alla förbockade regler kommer att tillämpas på dina inkommande e-post. Du kan avaktivera regeln tillfälligt genom att avbocka den.
Från detta fönster kan du också ändra, kopiera eller ta bort regler.
Klicka OK för att gå ur Rules Wizard.

Detta var ett exempel på en enkel regel. Det går att bygga mycket komplexa regler, med flera villkor, undantag i regler, egna urvalskriterier med mera.
Generellt kan sägas att det är bättre att göra regler baserade på e-postadress än på exempelvis ämnesrad. Ämnesraden kan förändras eller förvanskas, men e-postadressen förblir densamma.

Tips

Om du angett flera regler utförs de i den ordning som visas i fönstret. Du kan dra reglerna för att ange prioritetsordning.
För att göra en regel för en e-postlista använder du lämpligen reply-to adressen som urvalskriterium.

Publicerad i Access Magazine
29 oktober 1999