Förklädda uppgifter

De kommer indimpande i din e-postlåda. De ser ut som meddelanden och uppför sig som meddelanden, men hör egentligen inte alls hemma där. En del e-post är inte alls meddelanden, utan i själva verket förklädda uppgifter.

Det kan vara e-brev som i sig själva utgör en uppgift, eller är en förfrågan om att utföra en uppgift. Det kan vara fråga om att boka ett möte, kontakta en viss person i något ärende, eller att skriva ett protokoll/en rapport.
Dessa meddelanden är bara i vägen i din e-postlåda, där de tar plats och utgör ett ständigt stressmoment. Helst skulle de automatiskt dyka upp i din Task-lista
Nå, även om Outlook är en fin polare så är han (ännu inte) så fyndig att han klarar denna transformation själv. Idag ska vi visa hur du kan hjälpa honom på traven.

Med ett enkelt handgrepp kan du dra över dessa meddelanden till Tasks.
När du sedan öppnar kalendern är uppgifterna synliga i ett fönster även i här.
Då kan du direkt se om du har tid för vad-det-nu-är. Finns det tid i kalendern - boka in en tid för att ta tag i uppgiften. På så vis behöver du varken se, eller ägna tankeenergi åt uppgiften förrän det är dags att ta tag i den. Finns inte tid, så finns det inte - tacka nej och radera uppgiften/meddelandet.

Gör meddelanden till uppgifter

1. Markera e-postmeddelandet i listan över inkommande post. Dra det med nedtryckt musknapp till Task-symbolen och släpp det där. Nu har du förvandlat meddelandet till en uppgift.

2. Det är endast själva texten som infogas i uppgiften. Starttid, sluttid, påminnelse med mera ställer du in manuellt.

3. Dina uppgifter syns nu i kalendervyn.

Publicerad i Access Magazine
21 oktober 1999