Sund förnuft och festinbjudningar

Det finns mycket som är bra, men för mycket av det goda blir en plåga. Detta gäller det mesta i livet - och i Outlook. Programmet har många underbara små finesser som ska brukas - inte missbrukas.

Sätt high importance på alla dina e-brev, och snart bryr sig ingen om det längre. Använd tracking på allt du skickar, och du skapar onödig belastning på systemet och din e-brevlåda. Vissa kan till och med ta illa upp!
Du måste kunna lita på att dina medarbetare läser dina mail, oavsett vad du anger för tillval. Använd funktionerna där det är befogat, men med måtta. Då får de bäst effekt.

Tillval för e-brev

Options-knappen hittar du i menyraden i fönstret nytt meddelande.

Tryck på knappen så får du upp ett fönster med en hel uppsjö olika tillval du kan ange för just detta meddelande.

1. Message settings
Importance upplyser mottagaren om hur du som avsändare betraktar meddelandet. Bör det tas under omedelbart beaktande, eller är det av mer informativ karaktär?
Importance visas i meddelandet hos mottagaren i form av ett utropstecken (high importance) eller nedåtriktad pil (low importance). (Dessa finns också som direktval i menyraden för nytt meddelande.)

Sensitivity upplyser mottagaren om hur denne bör behandla meddelandet. Välj Private om du inte vill att det ska kunna läsas av någon med delegerade rättigheter till mottagarens e-brevlåda. Övriga val upplyser endast läsaren om känslighetsgrad.
Känslighetsinformationen visas i det upplysningsfält som finns i varje inkommande meddelande.

2. Voting and Tracking options
Röstningsknappar kan vara mycket användbart vid exempelvis enkäter, mötesinbjudningar, eller andra sammanhang där du vill att mottagaren ska svara med att välja olika alternativ.
Dessa val visas som tryckknappar i upplysningsfältet hos mottagaren (se ovan). Du väljer passande alternativ från menyn eller anger egna genom att skriva in dem i textfältet, med semikolon som avgränsare.

Tracking markerar du för att få en kvittens på att meddelandet är mottaget.
Används exempelvis om du vill skicka del två av något som förutsätter att mottagaren tagit del av del ett, om du är osäker på om mottagaren är tillgänglig, eller om du bevisligen vet att adressaten är hopplöst dålig på att läsa sin e-post (gud förbjude!).
Avsändaren erhåller en kvittens i form av ett e-brev med uppgifter om när mottagaren fått meddelandet, alternativt öppnat meddelandet. (Detta tillval fungerar bara inom Exchange-servern.)

3. Delivery options
Have replyes sent to... ger dig möjlighet att sända svaret på meddelandet till någon annan än dig själv. Användbart om du postar från en tillfällig adress, eller om du agerar ”budbärare” i en fråga som egentligen hanteras av någon annan.
   Du kan också ange om du vill spara meddelandet till en annan mapp än den förvalda Sent Items; exempelvis någon egendefinierad mapp.
   Do not deliver... gör att du kan tidsätta när meddelandet ska leveraras.
   Expires after... innebär att meddelandet kommer att raderas om det ej öppnats före ett givet datum.

Tips

Bästa sättet att bjuda in till festen, seminariet, evenemanget är att ange Expire date, och samtidigt kolla vilka som kommer med hjälp av Voting buttons.

Publicerad i Access Magazine
21 januari 2000