Radera först, sortera sedan

I det förra avsnittet av Outlookskolan gick vi igenom hur man bokar tid i kalendern. Så förhoppningsvis har du nu en tid avsatt där du i lugn och ro kan ägna dig åt nästa steg i skolan. Idag ska vi nämligen lära oss att radera.

Jodå, erkänn nu att du har massor av e-brev i din postlåda som du "ska läsa senare", men som du hittills inte hunnit läsa, och knappast kommer att göra senare heller. Det tar energi att se dem där, och det tar energi att sortera och bläddra i dem. Nya meddelanden dräller dessutom in hela tiden och e-postlådan blir fullare och fullare, som en ständigt växande dåligt stressfaktor.
   Om du avsätter tid för dig själv regelbundet kan du visserligen ägna den åt att gå igenom e-posthögen Men visst finns det väl roligare saker att göra av din egna tid än att gå igenom 700 gamla e-brev som redan hunnit bli inaktuella?
   Bättre då att fatta besluten DIREKT.
   Gå igenom e-posten när den kommer och använd raderaknappen frikostigt. Allt det där som du - om du ska vara riktigt ärlig - vet att du aldrig kommer att läsa eller göra något åt kan du lika gärna förpassas direkt till papperskorgen.

Radera e-postmeddelanden

Radera meddelanden genom att markera det och tryck på knappen Delete på ditt tangentbord, eller använd knappen Delete i Outlooks menyrad.

Om nu något - mot förmodan - blir kvar efter denna hårdhänta genomgång, ska det nu sorteras ner i lämpliga mappar.
I Outlook finns tre huvudmappar. Mailboxen, med sin inkorg där all inkommande post landar. Där finns också Personal Folders och Public Folders.
(Har du ingen Personal Folder beror det på att du inte har funktionen aktiverad. Tala med din nätverksadministratör för ytterligare information om hur du aktiverar din Personal Folder.)

Vi ska kika lite närmare på Mailboxen. Här kan du nämligen skapa undermappar för olika ändamål. Till exempel en mapp för vart och ett av dina olika arbetsuppgifter/projekt. Olika mappar för sådant som ska behandlas på olika sätt. Avslutade projekt som inte längre är aktuella, men som du inte vill slänga, kan med fördel sparas i en eller flera arkivmappar.

Skapa undermappar

1. Markera den mapp som du vill skapa en undermapp till.

2. Välj New Folder... från Menyn.

3. Döp mappen till ett lämpligt namn och klicka OK.

Flytta e-brev

Du kan flytta e-brev från din inkorg till din nya mapp på flera sätt.

Genom att använda dra-och-släpp metoden.
Markera e-brevet med musen och dra det med musknappen alltjämt nertryckt till den nya mappen.
Genom att klicka på symbolen Move to Folder.
Markera e-brevet, tryck på symbolen Move To Folder i Outlooks menyrad, välj den nya mappen i rullgardinsmenyn. Klicka på OK.

Målsättningen är att hålla undan och sortera ner i mappar så att du alltid har rent och fint i inkorgen. En tom, vit inkorg fungerar precis på samma sätt som filbunke. Man blir lugn.

Publicerad i Access Magazine
15 oktober 1999