Sätt kollegerna i arbete

Ibland kan det dyka upp små projekt och uppgifter för vilka det känns blodigt att blåsa upp stora MS Project. Någon form av uppföljning är ändå bra att ha. Outlooks funktion Assign Task kan då vara ett utmärkt alternativ.

Naturligtvis ska du inte börja dela ut uppgifter till dina kolleger utan att ordentligt ha kommit överens om det först. Gör du det löper du stor risk att uppfattas som en uppstudsig sprätt. I bästa samförstånd kan Assign Task dock vara ett utmärkt arbetsredskap för mindre gemensamma arbetsuppgifter.

Ge en uppgift till någon annan

Du och din kollega har kommit överens om att genomföra ett mindre delprojekt tillsammans, och du ska nu skicka en uppgift till kollegan.

1. Markera Task-mappen, och tryck på knappen New Task i övre vänstra hörnet.

2. Tryck på knappen Assign Task. Fyll i mottagare och ämne i respektive fält. Ange start och slutdatum för uppgiften, samt prioritet.
I kryssrutorna längst ner kan du välja att kryssa i om du vill att en kopia ska ligga i kvar i din egen uppgiftslista, samt om du vill få en bekräftelse när uppgiften är utförd.

3. Uppgiften skickas iväg som ett e-brev. Mottagaren öppnar det och kan nu välja om hon/han accepterar den mottagna uppgiften eller inte.

4. Denna uppgift accepteras och ett svar går tillbaka.

5. Vi valde att kryssa i att en kopia ska ligga kvar i vår egen Task-lista (se bild 2). Därför kommer vi nu att få ett meddelande som det nedanstående var gång vår kollega uppdaterar sin uppgift och sparar det.

6. Vi valde också att kryssa i att vi ville ha en statusrapport när uppgiften var färdig (se bild 2). Om vår kollega fullföljt sin uppgift i god ordning får vi därför slutligen ett e-brev som bekräftar att uppgiften är klar i och med att mottagaren uppdaterat den till completed.

Publicerad i Access Magazine
8 februari 2000