När passar det dig?

Alla som försökt boka tid för ett gemensamt möte med ett gäng upptagna människor vet hur svårt det kan vara.

Helst bör alla som ska närvara på mötet också närvara vid själva tidbokningen. Om inte kan det blir oändliga rundor med ändringar hit och dit. En tidskrävande och arbetsam process. För att inte säga ineffektiv. Vilken tur att det är så mycket enklare med Outlook!

Mötesinbjudan

1. Välj Action-menyns New Meeting Request i kalendern.

2. Du får upp en ny dialogruta för att skapa mötesbokningen. Till skillnad från Appointment-dialogen, finns här även ett fält To.

3. Ta för vana att alltid börja under fliken Attendee Availability. Här lägger du till dem du vill bjuda in, samt kontrollera att de är lediga.

4. Tryck på knappen Invite Others... och välj den/de kolleger du vill bjuda in.

5. De inviterades kalendertid syns nu i fönstret. Längst upp är en gråtonad rad som visar alla tillfrågades bokningar. Omedelbart därunder befinner sig din egen rad, och därunder de respektive rader för dina kolleger
   De blå och lila strecken i kollegornas kalendrar representerar deras bokade tid. (Detta talade vi om i förra avsnittet.)
   Det vitmarkerade området visar tiden för vårt planerade möte.
   Din egen kalenderrad har ett blått streck, eftersom du bokat in detta möte i din kalender. Detta resulterar också i ett blått streck på den översta raden för All attendees, eftersom den visar en sammanställning av alla inbjudnas kalendrar.
   Vi ser att de övriga inbjudna är lediga.

6. Knappen AutoPick väljer automatiskt den första närmaste tiden då alla är lediga. En bra knapp att ha när man bjuder in många personer med mycket upptagna kalendrar.

7. Gå nu tillbaka till Appointment-fliken och fyll i resterande information om mötet.

8. Du skickar iväg din mötesförfrågan genom att trycka på Send.

9. Din bokning landar i mottagarens e-postlåda i form av ett e-brev. Denne kan nu välja att acceptera eller avböja din mötesförfrågan. Accepteras inbjudan uppdateras mottagarens kalender automatiskt.

Tips

Behöver du av ha tillgång till någon annans kalender, eller kanske e-postlåda? Med Delegate Access kan du ge din kollega olika grad av rättigheter för att exempelvis kunna gå in i din kalender och boka möten åt dig.

Publicerad i Access Magazine
22 februari 2000