LEKTIONER:
1. Outlook Today
Överblick i vyn Outlook Today
2. Ingen ger dig tid - ta dig tid!
Boka ett möte i kalendern
3. Radera först, sortera sedan
Skapa mappar
4. Förklädda uppgifter
Skapa uppgifter från ett e-post-meddelande
5. Filtrera mera
Sortera e-post med Rules Wizard
6. Röja runt i e-postlådan
Mer om mappar och mappstruktur
7. Vem ska ha meddelandet?
Att använda Adressboken
8. Den som söker skall finna
Avancerad sökning i Adressboken
9. Dina nära och kära
Att använda Contacts
10. Jakten på den försvunna e-handeln
Sökning i Outlooks olika delar
11. Jobba där du är
Synkronisering mot lokal fil
12. Sunt förnuft och festinbjudningar
Hur du använder Importance och Tracking
13. När det går lite för fort
Återkalla skickade e-brev
14. Digital takt och ton
Etikettsregler på nätet
15. Sätt kollegerna i arbete
Ge uppgifter till andra
16. Planera mera
Klassificera tid i kalendern
17. När passar det dig?
Mötesinbjudningar
18. Få grepp om tiden
Tips för effektivitet och olika skrivbordsvyer
19. Skräddarsy dina genvägar
Outlook Bar och genvägar
20. Nu är det slut!
Utvärdering
Digital takt och ton
Med internet har vi fått tillgång till ett helt nytt sätt
att kommunicera, som inte är likt något annat vi är vana
vid. Närmast kan det liknas vid ett mellanting mellan brev och telefonsamtal.
Och liksom inom alla andra umgängesformer har det
skapats ett regelverk för hur man bör uppföra sig. Här
kallas det etikett på nätet - netikett.
Netiketten har flera syften och har tillkommit av flera skäl. Det
viktigaste är att utforma en gemensam standard för hur människor
bör uppträda och uttrycka sig i digital form.
Vissa regler har en rent teknisk bakgrund. En ovarsam
e-postare kan störa flödet av data och orsaka överbelastningar
i viktiga knutpunkter. Därför handlar netiketten också
om hur du undviker att skapa onödig trafik.
-
Netikettsregler
- Att skriva e-brev
- Att utforma e-brev
- Att besvara e-brev
- Att skicka bifogade filer
- Innan du skickar
- Nätkultur - språket på nätet
- Dra lärdom av din e-post
- Sätt rätt rubrik
Efter att ha läst rubriken och första meningen i meddelandet
ska mottagaren ha en klar uppfattning om vilket ämnet är, vad
det handlar om och hur viktigt eller brådskande det är.
Är meddelandet långt med flera frågeställningar?
Gör en kort ingress, där ämnet presenteras kortfattat.
- Skriv inga romaner
Fatta dig kort och koncist - då blir det lättare att läsa
och ta emot ditt budskap.
Den som får 100 e-brev om dagen vill inte läsa
en massa irrelevant information. Långa e-brev, långa meningar,
långa bisatser (och parenteser), gör läsning (och förståelse)
extra svår.
- Var tydlig
Ett e-brev åtföljs inte av skribentens gester, tonläge och ansiktsuttryck. Håll dig till fakta och undvik dubbeltydiga ord och ironier. Mottagaren ska inte behöva gissa vad det är du försöker säga. (se även Nätkultur)
- Avsluta med en sammanfattning
Är ditt e-brev trots allt långt med mycket fakta och flera frågor? Avsluta med en kort resumé av dina frågeställningar, klart uppställda i punktform.
- Lägg in blankrader
Blankrader mellan stycken gör e-brevet mer lättläst. Det blir också lättare att besvara olika delar om du lägger in en blankrad efter varje stycke/frågeställning.
- Tabba inte
Räkna inte med att den mottagande datorn har samma tabulatorinställningar som du. Din fina formatering kan se ut som rena rappakaljan för mottagaren.
- Besvarad text bör hakas
I Outlook är det möjligt att själv välja symbol för att ange hur många ”varv” ett e-brev gått. Hakar (>) är vedertagen internetstandard. Använd dem.
- Textformatering
Outlook kan du ange olika textformat för dina e-brev. På Ericsson används Rich Text som standard. Plain Text är den mest basala, och utgör ”minsta gemensamma nämnare” på internet. Använd det.
- Använd signatur, men inte bilder
Räkna inte med att mottagaren direkt vet vem du är. När
du e-postar människor utanför din omedelbara omgivning bör
du alltid bifoga din signatur. Den bör innehålla ditt fullständiga
namn, titel, avdelning, företag och telefonnummer. Eventuellt också
adress. Signaturen bör vara max fyra rader.
Signaturer med bilder är säkert fint, men
tar upp onödig bandvidd. Skickar du externt kommer bilden dessutom
att tas bort automatiskt.
- Håll tråden levande
Det är svårt att förstå sammanhanget om det dimper ner ett e-brev enbart innehållande orden ”Javisst, så gör vi!”. Korrekt sätt är att trycka på "besvara", så avsändarens text finns kvar i det nya meddelande du börjar skriva.
- Citera rätt
Det är bara det du svarar på som ska finnas kvar i ditt svarsbrev.
Klipp bort all onödig text. Behåll dock så pass mycket
att det klart framgår vad du svarar på.
E-brevhuvud och signaturer skall klippas bort.
- Svara på rätt ställe
Vill du kommenterar något i ett e-brev, eller besvara en fråga,
skriver du lämpligen ditt svar direkt under det du besvarar. På
så vis får e-brevet en dialogform som är lätt att
följa och förstå. Detta sätt är vedertaget,
och är kutym på e-postlistor
Är svaret en kort kommentar på en lång
text, utan att referera till enskilda partier i den, kan det placeras
överst, så mottagaren ser ditt svar direkt.
- Ta det lugnt med bandvidden
Skicka aldrig bifogade filer som är större än 500 kb.
I många fall är det helt enkelt onödigt att skicka runt
en massa filer. En ofta bättre lösning är att lägga
upp de aktuella dokumenten i "Public Folders".
Och allvarligt talat - din Powerpoint-presentation må
vara fin, men har mottagaren verkligen användning av all denna information?
(se även nedanstående punkter)
Om du trots allt måste skicka stora filer via
e-post - dela upp dem i mindre portioner.
- Det finns en värld utanför MS Office
Räkna inte med att hela världen sitter med Outlook och senaste versionen av MS Office. Det gör dom inte. Ta reda på vad mottagaren har för utrustning innan du dränker denne i bifogade filer som inte går att öppna.
- Tänk på virusfaran
De flesta datavirus sprids idag genom filer från ordbehandlingsprogram. Var därför försiktig med att bifoga filer till ett e-postmeddelande. Öppna aldrig en bifogad fil som kommer från en okänd avsändare. Om meddelandet är skrivet i "Plain text" undviker du denna risk.
- Var inte en smitthärd
Sprid inte kedjebrev, reklam eller andra massutskick!
- Sätt dig i mottagarens ställe
Föreställ dig att det är du som får detta e-brev. Hur uppfattar du texten? Innehåller den alla nödvändiga fakta? Kommer ni ihåg samma saker från ert förra möte?
- Skicka inga e-brev när du är upprörd
Vänta några timmar innan du besvarar ett meddelande som satt dina känslor i svall. Ofta handlar det om missförstånd. Den som sitter i en stor daglig e-postflod kan lätt bli kort i tonen i sina meddelanden, vilket kan uppfattas som ovänligt, men behöver inte alls vara det. Lyft luren och red ut saken istället.
- Det finns ingenting som heter privata e-brev
Ett e-brev är ungefär lika privat som kontorets anslagstavla.
Skicka inget i ett e-postmeddelande som du inte skulle kunna tänka
dig att sätta upp där.
Tänk på att det du skickar är text
som kan sparas eller skickas vidare.
- Kolla adressen
Att skicka ett e-brev till fel person - eller till alla i företaget - kan vara katastrofalt. Kolla adressen. Kolla den sedan igen.
- Använd CC på rätt sätt
Det bör klart framgå vem som är mottagare, och förväntas reagera på ditt e-brev. CC (vi gick igenom detta i avsnitt 7) används när informationen är relevant för mottagaren, men när denne inte behöver svara.
- SKRIK INTE
Skriv aldrig med bara stora bokstäver (versaler). FÖRUTOM ATT VERSALER ÄR SVÅRARE ATT LÄSA betraktas det också som att SKRIKA. Skriv det du vill betona inom *asterisker* eller som _understrykningar_ i stället, det blir *mycket* lättare att läsa.
- Humor på nätet
Skämt eller ironi utan åtföljande tonläge och ansiktsuttryck kan lätt uppfattas som kritik. För att råda bot på ett humorlöst internt uppfanns smileys, eller emoticons. Vanligast är denna :-). Vrid ditt huvud åt vänster för att se det glada ansiktet.
Här är några till:
:-) = glad
;-) = blinkar skämtsamt, lätt sarkastiskt
:-D = jätteglad
:-| = sammanbiten, nollställd
:-> = elakt grin, kraftig sarkasm
8-) = storögd, salig, eller med glasögon
:-/ = perplex
:-( = sur, arg eller ledsen
:-P = räcker ut tungan i avsmak
:-e = besviken
:-@ = skriker
:-o = förvånad
:-O = ropar, eller är jätteförvånad
:-* = puss, eller är full
:-{ = med mustasch
:-{} = med läppstift
- Mera känslouttryck
Asterisker används också på samma sätt som smileys - för att betona känsloläge genom att agera; *kliar sig förvirrat i huvudet*.
- Förkortningar
I e-brev eftersträvar man ofta att skriva med så få tangenttryckningar som möjligt. Det har det skapats förkortningar, och tydlighet har bytts i förvirring. Vi tar inte upp dem här för att du ska använda dem, utan för att att du ska veta vad de betyder om du råkar få dem.
BCNU = be seeing you
BTW = by the way
FWIW = for what it’s worth
FYI = for your information
IMHO = in my humble opinion
OBO = or best offer
ROTFL = rolling on the floor laughing
RTFM = read the fu*ing manual
TNSTAAFL = there’s no such thing as a free lunch
TTFN = tata for now
TTYL = talk to you later
- Plocka fram gamla sparade e-brev och läs dem efter sex månader
Är de svåra att förstå? Hur skulle du uttrycka dig idag för att göra dem mer förståeliga?
- Gör en läsarundersökning
Fråga dem som får dina e-brev om vad de tycker, och hur de uppfattar dem.
- Sök hjälp
Tveka inte att fråga mer rutinerade e-postare om tips, råd
och hjälp.