Kraschkurs i mailnetikett

Några korta tips på hur man kommunicerar via mail.

• Citering
  
• HTML-mail
  
• Maila fler än en
  
• Virusvarningar och kedjebrev
  
• "Tipsa din kompis"
  
• Skicka (inte) filer
  
• Skicka (ändå) filer
  
• Outlook
  
• Vill du veta mer?

Citering

När Microsoft introducerade Outlook lanserade de så kallad Jeopardy-citeringen, där ny text skrivs överst i mailet. Det är många nykomlingar på nätet och inte känner till något annat.
Många (inklusive jag) menar att det är ett dåligt sätt, som slår sönder det flöde man normalt läser text, och gör det jobbigt för läsaren. Speciellt när man kommunicerar med flera, som på mailinglistor.
Det fanns, och finns, väl utarbetade och fungerande standarder för hur man citerar mail långt före Outlook.
Skriv i kronologisk ordning — så som man normalt läser text — klipp bort allt irrelevant och citera under det du svarar på.
Länk: Marina på Tjejringen har gjort en netikettsida speciellt för mailinglistor. Där beskriver hon fint hur man citerar, med exempel och allt.
Tips: Om du använder Outlook och vill hjälpa dig själv att citera rätt kan du installera Outlook-QuoteFix, det lilla tillägget som gör att citaten hamnar på rätt ställe — även i Outlook.
Regel: RFC 1855 , paragraf 2.1.1, och 3.1.1:
(RFC är instruktioner för hur internet byggs upp)
2.1.1 - Be brief without being overly terse. When replying to a message, include enough original material to be understood but no more. It is extremely bad form to simply reply to a message by including all the previous message: edit out all the irrelevant material.

HTML-mail

Kan se tjusigt ut, men har flera nackdelar:

• Det blir stora filer som är tunga att ladda ner (särskilt enerverande om man till exempel sitter med mobil uppkoppling).
• HTML kan inte läsas av alla mailklienter, dvs innehållet blir rena gallamatiasen fullt av formatkoder för mottagaren.
• Textstorleken i HTML-mail bestäms av avsändarens dator, vilket kan resultera i att totalt oläsliga mail för mottagare med andra inställningar.
• HTML-mail öppnar dörrarna för dolda innehåll och virus (speciellt för PC-användarna med Microsoft-produkter).

Använd istället Ren text som är säkert och funkar i alla lägen (ställs in i mailprogrammets inställningar).
Regel: Kan du göra fet stil i ditt mail är det HTML-formaterat.
Länk: Why HTML Mail Sucks Här är en kille som resolut studsar tillbaka alla HTML-mail, och förklarar varför.

Maila fler än en

Mailadresser är som telefonnummer — en direktlänk till en person. Brukar du gå och dela ut dina vänners telefonnummer på stan utan dennes medgivande?
Nä, skulle inte tro det.
Försök visa samma respekt när det gäller mailadresser!

När du skickar mail till flera bör du sätta mottagarna i BCC-fältet istället för som normalt i TO-fältet eller CC-fältet.
TO och CC - innebär att alla mottagare ser alla adressater. Ett bra sätt att sprida adresser för vinden.
BCC (Blind Carbon Copy) - innebär att mottagaren av mailet inte ser vilka fler som är mottagare. Denna form brukar/bör användas vid massutskick.
Länk: Läs mer om adressering i Outlook-skolan.

Virusvarningar och kedjebrev

Alla virusvarningar och upprop som manar dig att "skicka detta vidare till alla du känner" är kedjemail. För allas vår skull: Skicka dem inte vidare!
Länk: Marina har också gjort en sida om mailvirus på Tjejringen. Och Eric har gjort en egen om myter och hoax på nätet (på engelska). Läs och lär om vad man inte skickar vidare till alla i adressboken.

"Tipsa din kompis"

Sajter på nätet där du uppmanas skriva in mailadressen till dina vänner för att tipsa dem om vad-det-nu-är har ofta som sitt syfte att samla in verifierade mailadresserna så att de kan spamma dem. Ett solklart no-no!
Hittar du något spännande på nätet - kolla med din kompis innan du lämnar ut dennes kontaktinformation!
Länk: Här kan du läsa mer om spam. Läs också vad Eric skriver på sin sida om myter och hoax på nätet (på engelska).

Skicka (inte) filer

Hur mycket hatar vi inte alla dessa julhälsningar som bombarderar vår inkorg strax före jul? Hur kul är det att sitta på modem och tanka ner .exe-filer och annat lull-lull som man kanske ändå inte kan öppna?
Vill du visa världen något fint/kul? - Lägg upp det på en server istället och skicka en länk till dina vänner med adressen!

Skicka (ändå) filer

Tro inte att hela världen sitter med senaste versionen av Word bara för att du gör det! Det gör dom inte, och .doc är inte ett standardformat! Dessutom är vi många som inte ens öppnar okända .doc-filer på grund av alla macro-virus som florerar i Microsoft Word.
Kolla först med mottagaren i vilket format denne vill ha ditt dokument. Om du inte har möjlighet att göra det — skicka då dokumentet som .txt eller .rtf (eller, om du kan, som .pdf).

• .pdf - kan läsas med Acrobat Reader, som är gratis. Allt ser ut precis som du tänkt dig. Görs i programmet Acrobat (som inte är gratis). Eller dirket i "skriv ut"-rutan i vilket program som helst om du är lycklig ägare till en Mac med Mac OS X!
• .txt - är läsbart för alla oavsett program och plattform, men innehåller inga tjusiga formatteringar.
• .rtf - här kan du använda fet stil och andra formatkoder, men är inte lika kompatibelt mellan olika plattformar/ordbehandlingsprogram.

(För att spara i ett annat format väljer du Spara som... i arkivmenyn. Välj sedan lämpligt format i menyn såhär.)

Outlook

Jag har skrivit en Outlook-skola med tips och trix i Outlook. Den innehåller också en del tips om planering och effektivare arbetssätt - så att du kan få mer tid över till annat.
Kanske hittar du något matnyttigt här?

Vill du veta mer?

I min Outlook-skola finns också ett avsnitt om netikett, där du kan läsa mer ingående om hur du ställer upp mail, hur en signatur ska se ut och en massa annat.
Marinas netikett för mailinglistor går inte heller av för hackor.
RCF 1855 är själva grunddokumentet för nät-etikett.
Läs och lär.

Happy mailing! :-)